はじめに｜管理者なのに事務仕事で1日が終わっていませんか？
訪問看護ステーションや居宅介護サービスの管理者として働いていると、
「今日は現場に出よう」
「スタッフとゆっくり話そう」
そう思って一日を始めたはずなのに、
気づけばパソコンの前で帳票や書類と向き合ったまま一日が終わっている。
そんな日、ありませんか？
現場に出たい気持ちはある。
スタッフの様子も気になっている。
それでも、加算や実績、運営に関わる事務業務が次々と積み重なり、
「今やらないと回らないから」と後回しにできず、
結局、夜になってからも帳票や書類の処理を続けてしまう。
この状況は、決してあなただけの問題ではありません。
多くの管理者が、現場・人材育成・経営・事務のすべてを一人で背負い、
「管理者とはこういうものだ」と自分に言い聞かせながら、
日々ギリギリのバランスで現場を支えています。
本来、管理者がやるべき仕事は、
書類をこなすことそのものではなく、
現場を守り、人を育て、サービスの質を高めていくことのはずです。
それでも事務仕事に追われてしまうのは、
個人の能力や努力が足りないからではありません。
この記事では、
なぜ訪問看護の管理者が事務業務に追われてしまうのか、
その「本当の理由」と、
現場を守るための現実的な選択肢について、
現場と経営の両方を経験してきた立場からお伝えしていきます。
訪問看護の管理者が抱える事務業務の現実
訪問看護の管理者は、単に「管理」だけをしているわけではありません。
現場に出ながら、スタッフを支え、経営判断を行い、
そのすべてを支えるための事務業務も同時に担っています。
管理者に集中しがちな事務業務の内容
訪問看護の運営において、管理者が担う事務業務は多岐にわたります。
まず日常的に発生するのが、帳票・記録関連の管理です。
記録様式の確認や修正、書類の整合性チェックなど、
細かい作業が積み重なっていきます。
次に、加算や実績管理。
制度が複雑で、少しの認識違いが返戻や減算につながるため、
「分かっている人」が対応せざるを得ず、
結果として管理者が抱え込むことになりがちです。
さらに、運営管理書類の作成・管理。
指針やマニュアル、各種届出に関わる書類など、
普段は目立たなくても、定期的に見直しや更新が必要になります。
スタッフ向けの資料作成も管理者の仕事です。
研修資料や連絡文書、ルールの共有資料など、
現場を回すためには欠かせないものですが、
これも多くの場合、管理者が一から作っています。
加えて、営業・連携用の資料。
居宅介護支援事業所や医療機関への説明資料、
サービス紹介のための書類なども、
「とりあえず管理者が作る」状態になりやすいのが現実です。
なぜ事務業務は減らないのか
これだけ多くの事務業務を抱えていれば、
「忙しくなるのは仕方がない」と感じてしまうかもしれません。
しかし、事務業務が減らない理由は、単に量が多いからではありません。
- 一つ目は、書類の数そのものが多いこと。
制度や運営上、必要な書類が多く、
「減らしたくても減らせない」ものが大半を占めています。
- 二つ目は、ルールが複雑で分かりにくいこと。
加算や運営基準は頻繁に変更され、
「前はこうだった」が通用しなくなる場面も少なくありません。
また、このケースはどの加算だっけ？この請求であってる？など、複雑な制度を理解しきれておらず、
その都度調べたり問い合わせをする必要があります。
- そして三つ目が、毎回考えながら書類を作っていることです。
決まった型や仕組みがないため、
「これで合っているだろうか」と確認しながら作業を進めることになり、
結果として時間も労力も余計にかかってしまいます。
この状態では、どれだけ頑張っても事務業務が自然に減っていくことはありません。
問題は作業量ではなく、
事務と運営を支える仕組みが整っていないことにあるのです。
管理者が忙しくなる本当の理由は「能力」ではない
事務業務に追われる日々が続くと、
多くの管理者がまず自分を責めてしまいます。
「自分の段取りが悪いのではないか」
「もっと要領よくやれる人なら違うのではないか」
そう考えてしまうのは、とても自然なことです。
よくある勘違い「自分の段取りが悪いだけ」
特に、現場経験が豊富で責任感の強い管理者ほど、
事務業務を誰かのせいにせず、
「自分がやらなければ」と抱え込んでしまいがちです。
少しでも時間を作ろうと、
早く出勤したり、帰宅後に作業をしたり、休みの日に書類を整理したり。
頑張りで解決しようとする管理者ほど、疲弊していくという
皮肉な構造が生まれます。
けれど、どれだけ段取りを工夫しても、
やるべき事務業務の量や複雑さが変わらなければ、
忙しさが根本的に解消されることはありません。
問題は「事務と運営の仕組み」が整っていないこと
本当の問題は、
事務業務そのものではなく、
事務と運営を支える仕組みが整っていないことです。
例えば、業務が属人化している状態。
「この書類は管理者しか分からない」
「この加算はあの人に聞かないと不安」
そんな状況では、仕事が自然と管理者に集中してしまいます。
また、その場しのぎで作られた書類やルールも、
忙しさを加速させる原因になります。
さらに、引き継げない仕組み。
やり方が言語化・共有されていないため、
誰かに任せようとしても説明に時間がかかり、
結局「自分でやった方が早い」となってしまうのです。
このように、管理者が忙しくなる原因は、
努力不足でも能力不足でもありません。
仕組みがない状態で、仕組みを回そうとしていること
それ自体が、管理者の時間を奪っているのです。
ここから先は、
「人を増やす」以外にどんな選択肢があるのか、
そして事務業務を減らすために必要な考え方について、
もう一歩踏み込んで見ていきます。
事務業務の解決策① 事務員を1人雇うという選択
事務業務が増え続ける中で、多くの管理者が一度は考えるのが
「事務員を雇う」という選択ではないでしょうか。
実際、事務業務の一部を任せられる人がいれば、
管理者の負担は確実に軽くなります。
この選択自体は、決して間違いではありません。
事務員を雇うメリット
日々発生する帳票整理や入力作業、
ルーティン化された事務作業を任せることで、
管理者が現場や経営に使える時間は確実に増えます。
また、日々の作業負担が減ることも大きな利点です。
「今日中にこれをやらなければならない」という
事務作業のプレッシャーから解放され、
精神的な余裕が生まれるケースも少なくありません。
事務員を雇う際に見落としがちな現実
一方で、事務員を雇う際には、
事前に知っておきたい現実もあります。
毎月継続して発生するコストは、
ステーションの経営に少なからず影響します。
次に、教育や引き継ぎの手間。
訪問看護の事務は専門性が高く、
採用してすぐに任せられる業務ばかりではありません。
結局、管理者自身が時間を使って教える必要があり、
短期的には負担が増えることもあります。
そしてもう一つ、
見落とされがちなのが、
最終的な「判断」は管理者が行う必要があるという点です。
加算の判断や運営上の最終確認は、
どうしても管理者の責任として残ります。
事務員を雇ったからといって、
管理者が事務から完全に解放されるわけではありません。
業務量は減っても、
「考える仕事」「決める仕事」は引き続き管理者に集中するのです。
退職リスクは常につきまとう
また、事務員を雇うことで一時的に業務は楽になりますが、退職リスクをゼロにすることはできません。
特に訪問看護ステーションの事務業務は、独自ルールやローカルな判断が多く、属人化しやすいのが現実です。
一人に任せきりにしていると、
- その人しか分からない書類
- その人しか把握していない加算管理
- その人しかできない実績処理
が増えていき、退職＝業務が止まるという状況になりがちです。
退職時に一気に管理者へ跳ね返る
引き継ぎが不十分なまま退職されると、
- 書類の場所が分からない
- どこまで作業が進んでいるか分からない
- なぜこのやり方になっているのか分からない
といった見えない混乱が発生し、結果的に管理者の負担は以前より重くなることもあります。
事務業務の解決策② 事務の「仕組み」を整えるという選択
事務業務を減らす方法は、
必ずしも「人を増やすこと」だけではありません。
もう一つの現実的な選択肢が、
事務そのもののやり方を見直し、仕組みとして整えることです。
人を増やす前に、仕組みを整えるという考え方
事務業務が回らないとき、
「誰か手伝ってくれる人がいれば」と考えるのは自然なことです。
しかし、人を増やす前に一度立ち止まって考えたいのが、
その事務業務は、人の手で回し続ける必要があるのかという視点です。
書類が人にひもづいている状態では、
担当者が変わるたびに説明や引き継ぎが必要になり、
結果として管理者の負担は減りません。
あらかじめ型が決まっていれば、
- 迷わず使える。
- 確認に時間を取られない。
- 「これで合っているか」と考えなくていい。
そうした状態を作ることが、
事務業務を軽くする第一歩になります。
管理者の時間を取り戻すために必要な視点
管理者の時間を奪っているのは、
単純な作業時間だけではありません。
実は、もっと大きいのが、「考える時間」です。
この書類で問題ないか。
この表現で制度上大丈夫か。
前回と同じでいいのか。
こうした小さな判断の積み重ねが、
管理者の時間と集中力を確実に削っていきます。
仕組みが整っていれば、
その都度考える必要はありません。
決まった流れに沿って進めるだけで、
判断の負担は大きく減ります。
事務業務を減らすとは、
作業を早く終わらせることではなく、
管理者が考えなくていい状態を増やすこと。
それが、現場を見る時間や、人を育てる余裕を
取り戻すことにつながっていくのです。
CayluBase（ケイルベース）という選択肢
事務業務の負担を減らす方法は、
「人を増やす」か
「仕組みを整える」か。
その中で、後者を現実的に実現するための選択肢として生まれたのが
CayluBase（ケイルベース）です。
現場と経営の両方を経験してきた中で作った理由
CayluBaseは、机上の空論やコンサル目線で作られたものではありません。
実際に訪問看護ステーションの運営に関わり、経営者・事務長として常に管理者を見てきた中で、悩み、つまずき、改善してきた経験から生まれました。
実際に困った
- 書類が多すぎて、本来やるべき管理業務に時間が割けない
- 加算や実績の管理が毎月ギリギリ
- スタッフ対応と事務作業に追われ、常に「後回し」だらけ
「自分の段取りが悪いのか？」
「能力が足りないのか？」
そう感じていた時期もありました。
実際に使ってきた
市販の雛形を探したり、過去の資料を引っ張り出したり、
その場しのぎで書類を作り続けてきました。
ただ、その多くは
- 使いづらい
- 現場に合わない
- 結局、自分で手直しが必要
実際に改善した
そこで、
- 自分が本当に使いやすい形
- 管理者が考えなくていい形
- 誰が見ても分かる形
- ポチポチするだけの形
に一つずつ整理し、作り直していったのがCayluBaseの原型です。
CayluBaseでできること
CayluBaseは、事務作業を“人”ではなく“仕組み”で回すためのベースを提供します。
帳票・雛形の提供
- 管理者が毎回ゼロから考えなくていい
- そのまま使える／手直しは依頼するだけ
- 属人化しにくい構成
日々の「細かい書類作成」に奪われる時間を減らします。
運営・管理資料
- ステーション運営に必要な管理資料
- 引き継ぎを前提にした構成
- 管理者、事務員が変わっても回る仕組み
「自分しか分からない状態」からの脱却をサポートします。
営業素材
- 連携先への説明資料
- 訪問看護の強みが伝わる構成
- 毎回考えなくていい営業ベース
営業が苦手な管理者でも、一定の質を保った発信が可能になります。
運営サポート
資料を渡して終わりではなく、
「どう使うか」
「どう整えるか」
「もっとこうしてほしい」
事務員を雇うより CayluBase の方がコスパ・タイパがいい理由
事務業務の負担を減らす方法として、
「事務員を雇う」という選択は、決して間違いではありません。
ただ、小規模〜中規模のステーションにとっては、
コスト面・時間面の両方でハードルが高いのも事実です。
毎月の固定費を増やさずに導入できる
事務員を1人雇う場合、
給与だけでなく、さまざまなコストが継続的に発生します。
人件費がかからない
CayluBaseは人を雇うわけではないため、
月々の給与という固定費は発生しません。
利用料以外のコストが読めるため、
経営の見通しが立てやすいのも特徴です。
社会保険・教育コスト不要
事務員を雇えば、
- 社会保険料の事業者負担
- 有給や欠勤への対応
- 教育・引き継ぎの時間
といった“見えにくいコスト”も発生します。
CayluBaseでは、
そうした付随コストを考える必要がなく、
導入した瞬間から同じ水準の仕組みを使うことができます。
すぐに使えて、属人化しない
事務業務がつらいと感じる一番の原因は、
「忙しい今、この瞬間をどうにかしたい」という状況です。
今日から使える
CayluBaseは、
一から作る必要はありません。
用意された帳票・雛形・資料を使うことで、
導入したその日から事務業務を軽くすることができます。
誰が見ても同じ運営
人に依存した事務体制では、
- 担当者が変わる
- やり方が微妙に変わる
- 管理者が毎回確認する
という流れが繰り返されます。
CayluBaseは、
「この形でやる」という型が決まっているため、
誰が見ても、誰が使っても、同じ運営が可能です。
属人化しない仕組みは、
管理者の確認・判断・修正の手間を確実に減らしてくれます。
管理者が本当に時間を使うべき仕事とは
事務業務に追われていると、
いつの間にか「何のために管理者をやっているのか」が
分からなくなってしまうことがあります。
でも、本来管理者が時間を使うべき仕事は、
書類を整えることではありません。
現場を見る・人を育てる・つながりを作る
ご利用者様対応
- ご利用者様の小さな変化に気づくこと。
- 「最近どうですか？」と直接声をかけること。
- スタッフから、ご利用者様の状態を聞くこと。
こうした関わりは、
現場に足を運ばなければ生まれません。
管理者が現場を見ることで、
ケアの質は確実に安定します。
スタッフとの対話
スタッフの表情や声のトーンから、
疲れや迷いに気づく。
少し立ち話をするだけで、
離職を防げることもあります。
人を育てる時間は、最も後回しにされがちで、
最も重要な仕事です。
地域連携
ケアマネジャーや医療機関との関係づくりも、
管理者の大切な役割です。
信頼関係があってこそ、
相談が増え、選ばれるステーションになります。
事務は「目的」ではなく「手段」
事務業務そのものが、
管理者の仕事の目的になることはありません。
事務はあくまで、現場を守るための手段です。
- 正しく運営するため。
- 安心してサービスを提供するため。
- ご利用者様やスタッフと、きちんと向き合うため。
そのために、事務が存在します。
仕組みが整っていれば、
事務は管理者の時間を奪うものではなく、
人に向き合う時間を生み出す土台になります。
管理者が事務から解放されることは、
手を抜くことではありません。
まとめ｜現場を守るために、まず整えるべきもの
管理者が忙しくなる原因は、
単純な人手不足だけではありません。
多くの場合、
事務と運営の仕組みが整っていないことが、
管理者の時間と余裕を奪っています。
人を増やす前に、
頑張り続ける前に、
まず見直すべきなのは「やり方」そのものです。
事務と運営の仕組みを整えることで、
- 管理者が考える時間は減り
- 現場を見る余裕が生まれ
- スタッフやご利用者様と向き合う時間が戻ってきます
それは、
現場を守り、事業を続けていくための
現実的で、無理のない選択肢です。
CayluBase（ケイルベース）は、
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